Proces zaopatrzenia łączy w sobie wszystkie działania niezbędne w celu pozyskania określonych dóbr, materiałów, półfabrykatów, surowców itp. zgodnych z zapotrzebowaniem danego przedsiębiorstwa.
Cały mechanizm możemy podzielić na kilka podstawowych etapów, wśród których wyróżniamy:
- Zdefiniowanie potrzeb. Zanim w ogóle będziemy rozpoczynać jakiekolwiek transakcje zaopatrzeniowe, musimy określić potrzeby, które wynikają z działalności naszego przedsiębiorstwa np. produkcji. Na tym etapie należy się zastanowić jakie cechy powinien posiadać pożądany przez nas produkt.
- Analiza rynku. Na tym etapie, jak sama nazwa wskazuje analizujemy działających na rynku dostawców, dostępne przez nich produkty, którzy z nich są w stanie spełnić oczekiwane przez nas wymagania.
- Wybór dostawcy. Spośród wszystkich spełniających nasze oczekiwania dostawców wybieramy tych, którzy odpowiadają nam najbardziej, którzy spełniają priorytetowe wymagania i są w stanie sprostać naszemu zapotrzebowaniu w stu procentach.
- Określenie zasad współpracy.
- Zrealizowanie dostawy. Na tym etapie należy dokonać oceny wykonanej usługi, zweryfikować dostarczone produkty pod kątem zaspokojenia potrzeb.