Głównym zadaniem, za które odpowiedzialny jest specjalista zaopatrzenia, jest ustalanie warunków zakupów z kontrahentami. Ustalenie odpowiednich cen, terminów oraz innych zapisów co do współpracy, wpływa bezpośrednio na realia procesu produkcyjnego w firmie. Dobry specjalista ds. zaopatrzenia potrafi skutecznie regulować terminy oraz wielkości zamówień, aby optymalizować je pod względem aktualnej sytuacji na produkcji.
Co powinien wziąć pod uwagę specjalista zaopatrzenia, żeby skuteczniej wykonywać swoją pracę?
Specjalista zaopatrzenia w pierwszej kolejności powinien wziąć pod uwagę aktualną sytuację firmy. Może się wydawać, że najważniejsza jest cena, za jaką uda mu się kupić produkty. Teoretycznie, im niższa cena, tym więcej jest w stanie zaoszczędzić dla firmy. W praktyce jednak nie da się tego tak łatwo przeliczyć. Kierownik zakupów musi wiedzieć, kiedy lepiej kupić coś drożej, a kiedy taniej. Jeśli produkcja natychmiast potrzebuje jakichś części, powinien umieć jak najszybciej je zorganizować. Jeśli jednak aktualnie niczego nie brakuje, powinien umieć negocjować dłuższe terminy realizacji, w zamian za niższe ceny.
Żeby mieć dobre rozeznanie w sytuacji, specjalista zaopatrzenia musi być w stałym kontakcie z działem finansów oraz produkcji. W ten sposób będą w stanie wspólnie ustalać, jakie są aktualnie priorytety organizacji jako całości.